Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 23/2023
Starosty Raciborskiego z dnia 10 marca 2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE – Nr OR.VII.2601.10.6.2024
Powiat Raciborski zaprasza do złożenia oferty na wykonanie zamówienia pn.
„Usługi wykonywania wydruków (outsourcing urządzeń drukujących)”	
Poniżej przedstawione zostały szczegółowe informacje na temat zamówienia niezbędne do sporządzenia i złożenia oferty.
1.Zamawiający.

Powiat Raciborski
adres: Plac Stefana Okrzei 4, 47-400 Racibórz
telefon: 32 459 73 77
 www.bip.powiatraciborski.pl 
NIP: 6391982788
REGON: 276255111
2) Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są:
a) Mariusz Szramek – Inspektor/ 324597378
b) Bartosz Lachowicz – Inspektor/ 324597378
2. Tryb udzielenia zamówienia.
Niniejsze postępowania prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605  z późn. zm.).
3. Opis przedmiotu zamówienia.
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez okres 12 miesięcy:	

Usługa wykonywania wydruków (outsourcing urządzeń drukujących).
Zamówienie obejmuje udostępnienie 20 urządzeń wielofunkcyjnych (10 czarnobiałych i 10 kolorowych), łączących funkcję kserokopiarki, drukarki sieciowej i skanera sieciowego. Urządzenia mają zostać udostępnione Starostwu na czas obowiązywania umowy i wpięte do sieci teleinformatycznej urzędu. Urządzenia będą ulokowane w pomieszczeniach biurowych oraz miejscach ogólnodostępnych, takich jak korytarze. Zamawiający zamierza umieścić urządzenia bezpośrednio na podłodze – powinny one zatem mieć konstrukcję „wolnostojącą” ew. należy przewidzieć dostawę wraz z urządzeniem podstawy, która umożliwi obsługę urządzenia w pozycji stojącej.
Do obowiązków świadczącego usługę będzie utrzymywanie urządzenia w sprawności technicznej w tym także naprawy i wymianę części oraz uzupełnianie wszelkich materiałów eksploatacyjnych, poza papierem.
Zamawiający dopuszcza urządzenia nowe oraz używane.
1.1.	Wymagane parametry techniczne urządzeń:
Przedmiotem usługi jest dostawa urządzeń wielofunkcyjnych nowych lub używanych w ilości :
•	10szt kserokopiarek format A3 – monochromatyczne
•	10szt kserokopiarek format A3 - kolorowe
wraz z kompleksową obsługą serwisową tych urządzeń na czas trwania umowy.

•	Dostawa urządzeń wielofunkcyjnych jednego producenta.
•	Dostawa i uruchomienie urządzeń wraz z systemem w przeciągu 7dni od dnia podpisania umowy
•	Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje działanie zapewniające bezawaryjną pracę urządzeń drukujących w tym w szczególności:
o	wykonywanie przeglądów technicznych zgodnie z zaleceniami producenta urządzenia,
o	dokonywanie napraw, regulacji oraz kontroli stanu technicznego,
o	dostarczanie oraz montaż części zamiennych i części eksploatacyjnych,
o	dostarczanie materiałów eksploatacyjnych wyprodukowanych przez producenta urządzenia

•	bezzwłoczna reakcja na zgłoszenie (awaria, wymiana zużytego tonera itp.), przy czym reakcja na zgłoszenie przekazane do godziny 12:00 nastąpi tego samego dnia w godzinach pracy Starostwa, a reakcja na zgłoszenie przekazane po tej godzinie – najpóźniej następnego dnia roboczego do godziny 10:00. Reakcja serwisu rozumiana jest jako fizycznie pojawienie się technika serwisu w miejscu instalacji urządzenia.
•	Maksymalny czas naprawy: 8 godzin od momentu przyjazdu technika serwisu 
•	Urządzenie zastępcze o parametrach równoznacznych lub wyższych w przypadku naprawy trwającej dłużej niż: 8 godzin
•	Czas dostawy materiałów eksploatacyjnych od momentu zgłoszenia : 4 godziny

1.	Minimalne wymagania urządzeń drukujących  (kolor – format A3) :
•	Prędkość drukowania (mono i w kolorze) A4: od 26 str./min.
•	Czas nagrzewania: 20 s.
•	Interfejsy: 10Base-T, 100Base-TX, 1000Base-T, USB 2.0 (urządzenie), USB 2.0 (host)
•	Obsługiwane protokoły i porty: TCP/IP(IPv4, IPv6), LPR, Raw Port 9100, IPP1.0, FTP, HTTP, SMB, POP3, SSL, TLS,
•	Języki opisu strony: PCL6,
•	Minimalne wydajności tonerów – czarny (black) 40 000 stron ; żółty (yellow), niebieski (cyan), czerwony (magenta) każdy po 24 000stron 
•	Pamięć: min 1 GB
•	Twardy dysk: min 250 GB
•	Opcjonalnie złącze wifi IEEE802.11 n/g/b
•	Panel sterowania: dotykowy, kolorowy, min 10-calowy,ruchomy
•	Kolorowe skanowanie sieciowe
•	Pojemność podajnika dokumentów: min. 100 ark. (80 g/m2)
•	Prędkość skanowania: min 80 str./min.
•	Kasety na papier: na 550 ark. (80 g/m2)
•	Co najmniej 2 kasety obsługujące format papieru A5 – SRA3
•	Obsługiwana gramatura papieru w kasetach: 60 – 300 g/m2
•	Podajnik boczny na 100 arkuszy (80 g/m2) obsługujący gramaturę 55 – 300 g/m2 
•	Możliwość rozbudowy o finiszer ze zszywaniem (zszywanie dwupozycyjne, ręczne, bezzszywkowe)
•	Wbudowany moduł OCR pozwalający skanować do formatów .xlsx, .docx,. przeszukiwalny PDF przynajmniej w 4 dostarczonych urządzeniach.
•	Kopiowanie ciągłe: 1 – 9999
•	Możliwość podglądu prac kopiowania / skanowania na panelu sterowania
•	Skanowanie do e-maila, FTP, SMB, do nośnika pamięci USB, na pulpit, na twardy dysk
•	Możliwość skanowania do: TIFF, JPEG, PDF, PDF/A-1a, PDF/A-1b, szyfrowany PDF,
•	Pomijanie pustych stron przy skanowaniu
•	System automatycznego wysuwania tonera – pojemnik z tonerem zostanie automatycznie wysunięty, gdy zostanie wyczerpany

2.	Minimalne wymagania urządzeń drukujących  (mono – format A3) :
•	Prędkość drukowania A4: od 26 str./min.
•	Czas nagrzewania: 20 s.
•	Interfejsy: USB 2.0, 10-BaseT, 100Base-TX, 1000Base-T
•	Obsługiwane protokoły i porty: TCP/IP (IPv4, IPv6), IPX/SPX (NetWare), EtherTalk (AppleTalk),LPR, Raw TCP (port 9100), POP3, HTTP, FTP, EtherTalk, IPP
•	Języki opisu strony: PCL6,
•	Minimalne wydajności tonerów – czarny (black) 27 000 stron 
•	Pamięć: min 1 GB
•	Twardy dysk: min 200 GB
•	Panel sterowania: dotykowy, kolorowy , min 7-calowy,ruchomy
•	Kolorowe skanowanie sieciowe
•	Pojemność podajnika dokumentów: min. 100 ark. (80 g/m2)
•	Prędkość skanowania: min 50 str./min.
•	Kasety na papier: na 550 ark. (80 g/m2)
•	Co najmniej 2 kasety obsługujące format papieru A5 – SRA3
•	Obsługiwana gramatura papieru w kasetach: 60 – 300 g/m2
•	Podajnik boczny na 100 arkuszy (80 g/m2) obsługujący gramaturę 55 – 300 g/m2 
•	Kopiowanie ciągłe: 1 – 9999
•	Skanowanie do e-maila, FTP, SMB, do nośnika pamięci USB, na pulpit, na twardy dysk
•	Możliwość skanowania do: TIFF, JPEG, PDF, PDF/A-1a, PDF/A-1b, szyfrowany PDF,
•	Pomijanie pustych stron przy skanowaniu

3.	Specyfikacja oprogramowania do zarządzania urządzeniami drukującymi w ramach obsługi (System monitoruje sieciowe urządzenia drukujące oraz urządzenia lokalne w zakresie ilości wydrukowanych stron, stanów materiałów eksploatacyjnych oraz awarii)

Architektura systemu
•	System może być instalowany w chmurze lub środowisku On-Site u Użytkownika Końcowego, który tworzy własną „Chmurę”.
•	Aplikacja jest niezależna od systemu operacyjnego (agent i serwer) - możliwa jest instalacja na środowiskach Windows, Linux oraz MacOS
•	Możliwa jest instalacja Agenta w sieci chronionej przez serwer proxy.
•	System nie wymaga dodatkowego płatnego oprogramowania np. komercyjnej bazy danych. 
•	Komunikacja pomiędzy agentem i serwerem jest szyfrowana z użyciem protokołu https
•	Konfiguracja systemu odbywa się przez jednolity interfejs www za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej.
•	Agent nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji po zakończeniu instalacji – harmonogram odczytu urządzeń i zakresy skanowanych adresów są konfigurowane z poziomu serwera.
•	System ma możliwość sprawdzania statusu monitorowanego urządzenia drukującego w dowolnym momencie z poziomu konsoli aplikacji.
•	System zapewnia automatyczne skanowanie sieci komputerowej w celu wykrycia nowych urządzeń drukujących.
•	System pobiera z urządzeń drukujących tylko niezbędne dane by ograniczyć ruch w sieci 

Kompatybilność
•	System wspiera urządzenia drukujące wszystkich producentów m.in: HP, Lexmark, Brother, Xerox, OKI, Ricoh, Sharp, Konica Minolta
•	Komunikacja z urządzeniami sieciowymi opiera się na protokołach SNMPv1, SNMPv2, SNMPv3, NPAP(Lexmark), http(s). System wspiera wszystkie powyższe protokoły

Zarządzenie urządzeniami 
•	System daje możliwość podgląd historii liczników urządzenia z podziałem na placówki w których dane urządzenie było eksploatowane.
•	System wyszukuje urządzenia we wskazanych zakresach adresów IP.
•	System wykrywa sieć w której agent został zainstalowany i skanuje ją w poszukiwaniu drukarek (istnieje możliwość wyłączenia tej funkcjonalności)
•	Istnieje możliwość automatycznego przypisywania urządzeń do placówek na bazie ich adresów IP.
•	System wskazuje najbardziej obciążone urządzenia drukujące.
Zarządzanie tonerami
•	System pobiera z urządzenia drukującego informację o wszystkich materiałach  eksploatacyjnych w urządzeniu.
•	System wykrywa pojemności zainstalowanego materiału eksploatacyjnego (o ile drukarka udostępnia takie dane). 
•	System obsługuje wymiany tonerów, bębnów światłoczułych oraz materiałów serwisowych niezależnie od producenta urządzenia drukującego.
•	System daje możliwość wykrywania dat instalacji i dezinstalacji materiałów eksploatacyjnych (na podstawie nr seryjnego materiału, lub zmiany poziomu)
•	System zapisuje numery seryjne materiałów eksploatacyjnych jeżeli są podawane przez urządzenie drukujące. 
•	System generuje prognozę stanów materiałów eksploatacyjnych w oparciu o historię ilości wydruków.
•	System daje możliwość obsługi pełnego procesu logistyki materiału od momentu wygenerowania zamówienia do instalacji w urządzeniu.
Rozliczenia wydruków
•	System daje możliwość rozliczenia per strona.
•	System daje możliwość rozliczania wydruków A3, A4, Mono, Kolor, Duplex oraz licznika skanów.
•	Możliwość konfiguracji okresu rozliczeniowego.
•	Generowanie raportów z podziałem na urządzenia.
Powiadomienia
•	powiadomienia mailowe o dezaktywacji urządzenia drukującego;
•	powiadomienie o instalacji nowego urządzenia drukującego w sieci;
•	powiadomienia o nowym zamówieniu materiału eksploatacyjnego;
•	powiadomienie o wysłaniu materiału eksploatacyjnego do urządzenia drukującego
•	powiadomienia z raportami rozliczeniowymi oraz sprzętowymi.
•	powiadomienia o nieodpowiadających maszynach
•	możliwość konfiguracji harmonogramu wysyłania powiadomień
•	możliwość konfiguracji układu raportów (wyświetlanych w aplikacji i wysyłanych e-mailem) – zmiana wyświetlanych kolumn i ich kolejności
1.2. Szacowana ilość wydruków:
1)	Wydruki mono: łącznie średnio 45 tys. wydruków A4 miesięcznie,
2)	Wydruki kolorowe: łącznie średnio 10 tys. wydruków A4 miesięcznie,
1.3. Sposób rozliczania za usługę
Usługodawca otrzyma wynagrodzenie miesięczne uzależnione od ilości wykonanych wydruków. Jako wyłączne czynniki kształtujące miesięczną cenę usługi dopuszcza się:
- miesięczna opłata stała za udostępnienie urządzenia czarno-białego,
- miesięczna opłata stała za udostępnienie urządzenia kolorowego,
- stawka za jeden wydruk czarno-biały A4 (wydruk A3 = 2 x A4),
- stawka za jeden wydruk kolorowy A4 (wydruk A3 = 2 x A4).
UWAGA – zamawiający nie dopuszcza możliwości rozliczania wg wykonanych skanów (ew. koszty z tym związane należy ująć w opłacie stałej za urządzenie).
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, wg której łączne koszty miesięczne okażą się najniższe. Do porównania ofert zastosowane zostaną szacunkowe ilości wydruków (z pkt 1.2.) oraz wartości składników cenotwórczych (stawek) z oferty.
1.3	Sposób rozliczenia za usługę
Usługodawca otrzyma wynagrodzenie miesięczne uzależnione od ilości wydruków wykonanych na drukarkach objętych serwisem i utrzymaniem. Wynagrodzenie wyliczane będzie jako iloczyn ilości wydruków wykonanych łącznie na 20 kserokopiarkach w danym miesiącu i zaoferowanej stawki. W sytuacji gdy urządzenie nie daje możliwości sprawdzenia stanu licznika wydruków, do wyliczenia wynagrodzenia posłużą ilości szacunkowe wydruków (pkt 1.2.).
1.4	Kryteria wyboru oferty
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą łączną kwotę dzierżawy oraz ilości wydruków
3)	Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa Załącznik nr 2 – wzór umowy.
4. Termin wykonania zamówienia.
Termin realizacji zamówienia: od 01.07.2024r. do 30.06.2025r.
5. Warunki udziału w postępowaniu
1)  Zamawiający nie stawia warunków
6. Opis sposobu przygotowania oferty.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
1) Na ofertę składają się wypełniony formularz OFERTY – zgodnie ze wzorem, stanowiącym 
Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2) Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
3) Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
4) Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny.
5)* Oferta musi być podpisana przez wykonawcę – osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli osoba podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty – w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.
6)* Zaleca się, aby każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez wykonawcę.
7) Każda poprawka w treści oferty powinna być parafowana i datowana przez wykonawcę.
8) Strony oferty winny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. W treści oferty winna być umieszczona informacja o ilości stron.
9)* Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu (kopercie), uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenia tego opakowania.
10)* Opakowanie zawierające ofertę powinno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem wykonawcy, zaadresowane do zamawiającego na adres:

Starostwo Powiatowe w Raciborzu, Plac Stefana Okrzei 4, 47-400 Racibórz oraz opisane:
„OFERTA do zapytania ofertowego nr OR.VII.2601.10.6.2024 pn.
„Usługi wykonywania wydruków (outsourcing urządzeń drukujących)”
”NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM 13.06.2024r. godz. 08.30”

11) Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
12) Zawiadomienie o wprowadzeniu zmian lub o wycofaniu oferty winno zostać złożone według takich samych zasad jak złożenie oferty – w odpowiednio oznakowanym opakowaniu (kopercie) z dodatkowym oznaczeniem „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
13) Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
14) Do oferty należy dołączyć oświadczenie o podwykonawstwie jeżeli jest planowane. 
15) Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę na każde zadanie.

7. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
Biuro Obsługi Klienta
1) Oferty należy składać (liczy się data i godzina wpływu do Zamawiającego) w terminie do dnia 13.06.2024r. do godz. 8.00 w siedzibie zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Raciborzu, Plac Stefana Okrzei 4 – Biuro Obsługi Klienta w budynku B lub w postaci elektronicznej wysyłając na adres e-mail it@powiatraciborski.pl. 
2) Oferty, które zostaną złożone po terminie, zamawiający zwróci wykonawcom.
3) Oferty zostaną otwarte w dniu 13.06.2024r. o godz. 8.30. w siedzibie zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Raciborzu, Plac Stefana Okrzei 4 – pokój nr 114  w budynku B
8. Opis sposobu obliczenia ceny i kryterium oceny ofert.
Zadanie nr 1 wg poniższej tabeli. Należy podać kwoty abonamentu, stawki za wydruki czaro-białe oraz kolorowe oraz średnia wydruków (za 1 miesiąc)
lp	Rodzaj wydruku	Liczba	Kwota	
1	Urządzenia kolorowe - stawka dzierżawy	 Za 1 urządzenie	 	
2	Urządzenie czarno-białe- stawka dzierżawy	 Za 1 urządzenie	 	
3	Wydruki kolorowe - stawka	 Za jeden wydruk	 	
4	Wydruki czarno-białe - stawka	 Za jeden wydruk	 	
5	Urządzenia kolorowe - kwota	10 urządzeń	 	
6	Urządzenia czarno-białe - kwota	10 urządzeń	 	
7	Wydruki kolorowe – kwota (łączna kwota za 10000 wyd.)	   10000 wydruków	 	
8	Wydruki czarno-białe – kwota (łączna kwota za 45000 wyd.)	45000 wydruków	 	
	 Średni miesięczny koszt poz. 5-8 	 	 	
Średnia miesięczna ilość wydruków czarno-białych na wszystkich urządzeniach wynosi około 45000 stron.
Średnia miesięczna ilość wydruków kolorowych na wszystkich urządzeniach wynosi około 10000 stron. 

Łączna cena za zadanie nr 1 jest jedynym kryterium oceny oferty.

9. Wynik postępowania i umowa.
1) Informację o wyniku postępowania zamawiający przekaże wszystkim wykonawcom, którzy złożyli oferty.
2) Pisemna umowa w sprawie udzielenia przedmiotowego zamówienia zostanie zawarta z wykonawcą, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza.
3) Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie. Do umowy wprowadzone zostaną w szczególności postanowienia punktu 3 zapytania ofertowego stanowiące opis przedmiotu zamówienia.
4) Miejsce i termin podpisania umowy zostanie uzgodniony z wykonawcą, przy czym zamawiający zastrzega sobie prawo do wyznaczenia takiego miejsca i terminu.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia na każdym etapie postępowania poprzedzającym zawarcie umowy.
10. Załączniki.	
Załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego są:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Założenia umowy kserokopiarki
Racibórz, dnia 06.06.2024 r.	

							..............................................
							   Zatwierdził
Sporządził: Mariusz Szramek ., tel. wew.: 324597378

*nie jest wymagane w przypadku składania ofert w formie  elektronicznej.	
** uzupełnić w przypadku składania ofert w formie elektronicznej.